Wenn Sie dieses Whitepaper lesen, haben Sie möglicherweise schon viel Zeit damit verbracht, darüber nachzudenken, ob Sie überhaupt einen Berater benötigen. Vielleicht haben Sie auch unser letztes Whitepaper  zu diesem Thema gelesen. Jetzt, nachdem Sie entschieden haben, dass Sie sich externe Unterstützung ins Haus holen wollen, soll ohne weitere Verzögerungen der passende Unternehmensberater gefunden werden. Doch wie stellen Sie sicher, dass das gelingt? Was ist die beste Vorgehensweise? Was gibt es sonst noch zu beachten? Die Antwort lautet wie so oft: Es kommt darauf an. Es kommt darauf an, welche Fragestellungen in Ihrem Unternehmen zu klären sind und welchen Umfang diese haben. Es kommt darauf an, wann und wie Sie den Berater benötigen. Und letztlich kommt es auf Sie als Unternehmer und Mensch an.

Nichtsdestotrotz gibt es einige Empfehlungen und Vorgehensweisen, mit denen Sie schneller und sicherer den richtigen Berater finden:

Bereiten Sie Ihr Projekt vor

Eine gute Vorbereitung ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Projekts. Daher sollten Sie, noch bevor Sie sich nach einem Berater umschauen, die Herausforderungen in Ihrem Unternehmen soweit wie möglich voranalysieren. Eine Voranalyse kann eine einfache Liste der Punkte sein, die nicht so funktionieren, wie Sie es erwarten oder auch etwas umfangreicher ausfallen, indem Sie bereits Abhängigkeiten zu anderen Themen und Prozessen aufzeigen. Sie sollten in jedem Fall die Historie beschreiben: Seit wann besteht das Thema? Wie ist es entstanden – wenn das bekannt ist? Welche Lösungsversuche wurden schon unternommen? Und was hat es bisher so schwer gemacht, das Thema zu lösen? Wenn nicht ganz eindeutig ist, was das eigentliche Problem ist, dann lassen Sie das auch so als Ergebnis stehen.

Im nächsten Schritt definieren Sie Ihre Budgetspanne, einen zeitlichen Rahmen sowie wer und wie viele Ihrer Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung stehen können. Das Budget richtet sich neben Ihren verfügbaren finanziellen Mitteln vor allem danach, wie viel Ihnen die Lösung des Problems wert ist. Legen Sie auch fest, wie Ihre eigene Verfügbarkeit für das Projekt ist.

Auch sollten Sie sich zu diesem Zeitpunkt über die Zieldefinition des Projekts Gedanken machen. Machen Sie sich klar, wie ein erfolgreicher Abschluss des Projekts aussehen könnte. Bleiben Sie aber offen, was den konkreten Lösungsweg angeht. Hierfür haben Sie schließlich den Berater, dessen Expertise es ist, den besten Lösungsweg für Ihre Herausforderungen zu finden.

Unternehmensberater gibt es wie Sand am Meer

Der Berater-Markt ist groß. Allein in Deutschland gibt es ca. 20.000 Beratungsunternehmen mit insgesamt rund 150.000 Mitarbeitern. Und weil die Bezeichnung Unternehmensberater in Deutschland nicht geschützt ist, gibt es keine Qualitätsanforderungen wie beispielsweise bei Ärzten, Steuerberatern oder Architekten. Jeder der möchte, kann sich Unternehmensberater nennen. Aus dem Namen, dem Slogan und aus den angebotenen Leistungen kann nicht immer eindeutig erkennbar sein, welche Herausforderungen der Berater löst.

Es lässt sich jedoch Folgendes feststellen: Die Unternehmensberater haben sich in der Regel auf einen, Teile davon oder mehrere der folgenden Bereiche spezialisiert:

• Strategie
• IT
• Finanzen
• Marketing & Vertrieb
• Organisation
• Operations
• HR

Einige Beratungsunternehmen haben sich weiterhin auf eine bestimmte Branche oder eine bestimmte Personengruppe, wie z.B. Führungskräfte spezialisiert. Entscheiden Sie daher im ersten Schritt, welche Spezialisierung zu Ihrer Herausforderung passt. Sofern Sie Ihre Herausforderung nicht klar auf einen der oben genannten Bereiche eingrenzen können, suchen Sie im ersten Schritt lieber nach einem Berater, der thematisch breiter aufgestellt ist, um nicht Gefahr zu laufen, dass das Thema nicht umfassend und sachgerecht bearbeitet wird.

Beratungsunternehmen gibt es auch in allen Größen – vom Soloselbständigen bis zum internationalen Unternehmen mit mehreren hunderttausend Mitarbeitern. Während große Beratungsfirmen mit über 1.000 Mitarbeitern meist alle Fachbereiche abdecken und auch einen entsprechenden Bekanntheitsgrad vorzuweisen haben, sind kleine Beratungen meist auf einen oder wenige Fachbereiche spezialisiert und haben oft Experten mit langjähriger Erfahrung in ihren Reihen. Auch sind kleinere Projekte für große Beratungen ggf. uninteressant, weil der administrative Aufwand unverhältnismäßig hoch ist und Großprojekte, die z.B. verschiedene Landesgesellschaften eines Konzerns betreffen für kleinere Beratungen schwer durchführbar.  Für KMUs ist aus diesen Gründen meist eine spezialisierte kleinere Beratung empfehlenswert.  

Bei der Auswahl Ihres Beraters sollten Sie auch auf dessen Fähigkeit zur Umsetzung achten. Ein häufiger Kritikpunkt an Unternehmensberatern ist, dass sie nur Konzepte erstellen, die nach Projektende nicht umsetzbar sind. In der Praxis scheitert die Umsetzung oft daran, dass das erwartete Ergebnis nicht klar zwischen Berater und Unternehmer kommuniziert wurde. Achten Sie daher darauf, ob der Berater eher konzeptionell oder umsetzungsorientiert arbeitet und ob das zu Ihrer Zieldefinition passt.   Es macht einen enormen Unterschied, ob der Berater nur ein neues Supply-Chain-Konzept für Sie erarbeitet oder ob er Sie auch dabei unterstützt, dieses zu implementieren.

Methodische Vorgehensweise

Wenn Sie nun wissen, welche Herausforderungen Sie lösen wollen und eine Vorstellung davon haben, welche Art von Unternehmensberatung Sie brauchen, ist Ihr erster Impuls wohlmöglich in einer Internet-Suchmaschine Ihrer Wahl los zu suchen und sich die angebotenen Leistungen, Projektreferenzen und Veröffentlichungen verschiedener Beratungsfirmen anzusehen. Das ist auch ein sinnvoller erster Schritt, jedoch auch nur der erste. Denn auf diese Weise, sehen Sie nur die Inhalte, die die Beratungen Ihnen präsentieren wollen. Daher können folgende Methoden einen sinnvollen nächsten Schritt darstellen: 

• Empfehlungen vertrauen
• Aus Ranking-Listen für Top-Unternehmensberatungen auswählen
• Verbände kontaktieren
• Online-Beratungsvermittlungsplattformen nutzen
• Professionellen Research beauftragen

Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk sind zielführend und schnell, wenn in Ihrem Netzwerk ausreichend Beratungsleistungen, die weitgehend zu Ihrer Situation passen, bisher in Anspruch genommen wurden oder intensive Kontakte zu Beratern gepflegt werden. Der Nachteil bei der Empfehlung ist, dass Sie aufgrund der Vielzahl der Berater und deren Spezialisierung ggf. doch nicht den für Sie besten Berater finden, da er in Ihrem Netzwerk nicht bekannt ist.

Ranking-Listen werden von den verschiedensten Institutionen erstellt. Da sind zum einen die großen Wirtschaftszeitungen und -magazine sowie Markt- und Meinungsforschungsinstitute. Zum anderen aber geben auch Unternehmensberatungen selbst Ranking-Listen heraus. Je nach Intention werden die Unternehmensberatungen nach Umsatz, Mitarbeiteranzahl, Ansehen, Unternehmenskultur, Anzahl an Auszeichnungen o.ä. gerankt. Große Beachtung in der Branche findet die jährliche erscheinende Lünendonk®-Liste der Lünendonk & Hosselfelder GmbH, Mindelheim, da sie die Unternehmensberatungen aus den o.a. umsatzstärksten Bereichen nach Umsatz und Mitarbeiteranzahl rankt. Nachteilig bei Ranking-Listen, dass Sie nur indirekt aus der Marktmacht Schlussfolgerungen über die Qualität der erbrachten Leistung ziehen können. 

Verbände wie z.B. der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e. V., Bonn, der größte Dachverband in Deutschland, bieten an, aus ihren Mitgliedsunternehmen den passenden Berater in der Regel über die Webseite und kostenlos zu finden. Da an die Aufnahme in den Verband meistens Bedingungen wie Kundenreferenzen und qualitative Anforderungen gestellt werden, ist ein Berater, den Sie über diese Methode finden, in einem bestimmten Umfang qualifiziert. Die schnelle Auswahl und die direkten Kontaktdaten sind hilfreich, geben aber nur wenig Anhaltspunkte, ob der Berater zu Ihrer spezifischen Herausforderung passt.

Online-Beratervermittlerplattformen werden zum Teil von Unternehmensberatungen, aber auch von den Verbänden angeboten. Bei dieser Methode müssen Sie auf der Webseite eine kurze Projektbeschreibung ausfüllen. Der Plattformbetreiber schaut dann, wer von den Beratern, die bei der Plattform registriert sind, am besten zu Ihren Anforderungen passt und übersendet dann Ihre Projektanforderungen. Der Berater meldet sich, dass er Interesse hat und bekommt Ihre Kontaktdaten oder umgekehrt. Problematisch ist, dass Sie als Unternehmer im ersten Schritt nicht im direkten Kontakt zu dem Berater stehen, sondern auf Basis Ihrer Projektbeschreibung eine Vorauswahl getroffen wird, die einem persönlichen Gespräch zwischen Ihnen und dem Berater womöglich anders ausgefallen wäre.

Auch wenn es nicht viele Anbieter am Markt gibt, die professionellen Research betreiben, kann die Methode insbesondere bei sachlich, zeitlich und finanziell umfangreichen Projekten hilfreich sein. Denn im Vergleich zu den Verbänden und Online-Beratervermittlungsplattformen wählt der Research nicht nur aus dem vorhandenen Pool der Berater aus, sondern schaut am Markt, wer zu Ihren Aufgaben und Anforderungen am besten passt. So können Sie das Risiko des nicht passenden Beraters reduzieren. Nachteilig ist, dass die Einschaltung eines weiteren „Beraters“ wie auch bei den Vermittlerplattformen zu Informationsverlusten durch den fehlenden direkten Kontakt führen kann und die Kosten für das Projekt erhöht.

Bewertung des persönlichen Eindrucks

Jetzt haben Sie den fachlich richtigen Berater, aber passt er auch persönlich zu Ihnen? Denn Sie gewähren weitreichende Einblicke in Ihr Unternehmen, müssen Vertrauen aufbauen und bis zu einem gewissen Grad auch einen Vertrauensvorschuss geben.

Der Berater, dem Sie vertrauen können, sollte in seiner Person die für das Projekt erforderlichen sozialen, methodischen und fachlichen Kompetenzen vereinen:

Nur bei einer überdurchschnittlich schnellen Auffassungsgabe und sehr guten analytischen Fähigkeiten schafft er es, Ihre Herausforderung zu verstehen. Er muss proaktiv und aus einer unabhängigen Haltung heraus mit Ihnen und Ihrem Unternehmen über die zu klärenden Sachverhalte auf Augenhöhe diskutieren ohne dabei persönlich gegen Sie oder Ihre Mitarbeiter zu werden. Ein Berater, der zu Ihnen passt, muss sich in Ihre Lage versetzen können, ohne sie sich zu eigen zu machen. Denn sonst geht sein unabhängiger Blick verloren.

Der passende Berater sieht hin und nicht weg und ist dabei zielorientiert, um nachhaltige Lösungen zu erarbeiten und in die Umsetzung zu bringen. Dabei sollten auch Humor und Wertschätzung für das bisher Geleistete Ihnen und Ihren Mitarbeitern gegenüber  nicht fehlen.

Achten Sie im persönlichen Gespräch mit dem Berater auch darauf, ob neben einer klaren und offenen Kommunikation sowie zufriedenstellenden Antworten auf Ihre Fragen auch die „Chemie“ zwischen Ihnen stimmt, ähnlich, wie Sie bei einem potentiellen Mitarbeiter im Vorstellungsgespräch darauf achten, ob er menschlich in Ihr Team passt.

Nächste Schritte

Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile wie Sie gesehen haben. Kombinieren Sie die Methoden für Ihre Herausforderung und Sie werden den passenden Berater finden. Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, sollten Sie, sofern Sie keine eindeutige Präferenz für einen Berater haben, 2 bis 3 Berater aussuchen. Jeder dieser 2 bis 3 Berater sollte Ihnen ein Angebot machen und es Ihnen so erklären können, dass Sie es verstehen. Insbesondere sollte er auch erklären, wie er dabei vorgeht, um das angestrebte Ziel zu erreichen.   Denn nur ein „Ja, ich kann das“ ist nichts wert ohne ein „So machen wir das“ – ähnlich wie bei jeder anderen Dienstleistung auch, die Sie einkaufen. Dabei sollte unter Berücksichtigung Ihrer Zielsetzung Ihr Augenmerk auch darauf liegen, ob nur ein Konzept oder auch eine Umsetzung geliefert wird. Eine bewährte Praxis, um sich gegenseitig kennen zu lernen ist, dass Sie im ersten Schritt nur ein Teil des Angebots annehmen und nach zufriedenstellender Leistung, den Rest beauftragen. 

Wenn Sie nun nach dem ganzen Auswahlprozess und den ersten Lösungen gestartet sind, stellt sich die nächste Frage, wie Sie während der Projektdauer das Miteinander mit dem Berater bestmöglich gestalten. Lesen Sie dazu mehr im nächsten Whitepaper – Wie arbeite ich zielführend mit einem Unternehmensberater zusammen?