Wie arbeite ich zielführend mit einem Unternehmensberater zusammen?

Die nicht ganz leichte Entscheidung, sich einen Unternehmensberater als Unterstützung zu holen, ist getroffen, der passende ausgewählt und der Startschuss steht kurz bevor. Die Unsicherheit, was der Grund für die aktuelle Fragestellung ist und ob das eigene Unternehmen mit Hilfe des Beraters wieder auf Kurs gebracht werden kann, besteht dennoch. Daher ist es umso wichtiger, jetzt, wo die Arbeit erst richtig beginnt, die Zusammenarbeit so zu gestalten, dass Sie voller Begeisterung über die Ergebnisse sind.

Die Tätigkeit des Beraters umfasst in der Regel ein einmaliges, zielgerichtetes Vorhaben, das aus abgestimmten und gesteuerten Tätigkeit besteht und unter Einhaltung von Zeitvorgaben und begrenzten Ressourcen ein qualitatives Ziel erreichen soll. Es handelt sich also um ein “Projekt”. Im Unterschied zu internen Projekten jedoch mit dem Zusatz, nun einen externen Berater als weiteren Stakeholder an Board zu haben. Daher ist es zielführend sich anzuschauen, was Projekte erfolgreich macht. Unsere Empfehlungen für die richtige Zusammenarbeit mit einem Berater können Sie auch für Ihre internen Projekte ohne Berater anwenden, um die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss zu erhöhen. Denn sie gelten prinzipiell auch dafür.

Rund 30% aller Beratungsprojekte scheitern laut den Ergebnissen mehrerer Studien und die Zahl wird noch größer, wenn es um IT- und/oder Changeprojekte geht. Je nach Art und Größe des Projektes und nach Größe des Unternehmens gibt es verschiedene Gründe, woran Projekte scheitern. Die drei wichtigsten Gründe sind unserer Meinung nach: eine unzureichende Kommunikation, unklare Projektziele sowie mangelnde Unterstützung der höchsten Führungsebene. Wenn wir diese Mängel beseitigen, werden sie zur Grundlage einer zielführenden Zusammenarbeit mit dem Berater und die Basis für das Erreichen Ihrer Projektziele. Sie werden von Gründen des Scheiterns zu Erfolgsfaktoren.

Unzureichende Kommunikation

Nicht ausreichende oder falsche Kommunikation ist der häufigste Grund für das Scheitern von Projekten und insbesondere Beratungsprojekten. Kommunikation ist der regelmäßige Austausch von relevanten Informationen zwischen den Beteiligten. Das heißt Austausch über die aktuell erreichten oder nicht erreichten Ergebnisse im Projekt, aber auch die Entwicklung im Unternehmen. Denn was außerhalb des Projektes im Unternehmen passiert hat immer auch Einfluss auf das Projekt.

Wozu unzureichende Kommunikation führt, haben wir alle schon erlebt. Solche Situationen beginnen dann mit den Sätzen „Ich dachte, Sie wüssten…“, „Dann haben Sie wohl die letzte Mail nicht…“, „Hat man Ihnen denn nicht gesagt…“, „Das steht doch in unserer…“, usw. Danach geht es meistens erst los mit wer hätte, könnte, sollte, müsste. Die Folgen sind verschwendete Zeit und entweder zu wenig sachliche Ergebnisse oder höhere Kosten. Im schlimmsten Fall führt derartige Misskommunikation zum Abbruch des Projektes.

Daher die klare Empfehlung: Zu Beginn der Zusammenarbeit legen Sie mit dem Berater fest, wie Sie wann und mit wem kommunizieren und welche Informationen Sie vom Berater erhalten werden und welche er von Ihnen als Unternehmen benötigt. Eine effektive Kommunikation sorgt neben dem Austausch oder der Übertragung von Information auch dafür, dass eine Rückversicherung stattfindet, ob und dass die Information angekommen ist und auch verstanden wurde. Eine offene Fehler- und Feedbackkultur ist ein weiterer essentieller Bestandteil einer guten Kommunikation. Unangenehme Wahrheiten, die durch das Projekt vom Berater erkannt werden und Fehler, die während der Projektlaufzeit entstehen sind hierfür die prominentesten Beispiele. Diese dürfen und müssen kommuniziert werden, um daraus zu lernen und weitere Fehler zu vermeiden. Insgesamt ist eine exzellent durchgeführte Kommunikation der größte Erfolgsfaktor in einem Projekt.

Hier noch ein paar praktische Tipps dazu:

Machen Sie einKick-off-Meeting mit allen Beteiligten zu Beginn des Projektes.
Halten Sie regelmäßig Projekt-Status-Meetingsund protokollieren Sie diese.
Bereiten Sie jede Besprechung so vor,dass Sie etwas zu kommunizieren haben und kommunizieren Sie Ergebnisse aus diesen Terminen an die relevanten Empfänger zurück.
Einigen Sie sich mit dem Berater auf eine gemeinsame Wortwahl bei Schlüsselwörtern.Beispiel: Sprechen Sie von Kunden, Klienten, Mandaten oder Abnehmern, wenn Sie Ihre Zielgruppe meinen?
Fragen Sie nach.Diskutieren Sie Sachverhalte, die der Berater zur Sprache bringt, wenn Sie sie nicht verstehen. Vertrauen sie nicht darauf, dass es schon irgendwer irgendwie wissen wird, was gemeint ist.
Führen Sie nach Erreichen wichtiger Meilensteine eine Rückwärtsbetrachtung durch und halten Sie fest, wasSie beibehalten wollen und was zukünftig nicht mehr vorkommen

Unklare Projektziele

Ein Spezialfall der Kommunikation ist die Festlegung des bzw. der Projektziele. Ein Projektziel definiert welche Herausforderung Sie gelöst haben wollen und besteht aus den drei Bestandteilen Umfang, Zeit und Kosten. Lassen Sie sich nicht davon abhalten, dass Ziel festzulegen, nur weil Sie den Weg dorthin noch nicht kennen. Ganz im Gegenteil, Sie sollten davon absehen vorschnell einen Lösungsweg vor Projektbeginn ins Auge zu fassen. Den Weg zu erarbeiten ist die Aufgabe des Projektes.

Sofern nicht bereits mit Erteilung des Auftrags klar messbar ist, was Sie als Unternehmer erwarten und der Berater liefert, ist dies spätestens zu Beginn der Zusammenarbeit zu finalisieren. Wie bei der unzureichenden Kommunikation, führt ein unklares Projektziel im schlimmsten Fall zum Projektabbruch.

Bei der Konkretisierung können Sie von Spitzensportlern lernen. Die erfolgreichsten Athleten schreiben ihre Siege neben ihrem Training oft einer Sache zu: der Visualisierung. Sie stellen sich ihren Sieg immer wieder vor, und zwar so genau wie möglich – wie wird das Wetter sein, welche Ausrüstung verwende ich an dem Tag, wer sind meine Mitstreiter, wie sieht das Umfeld aus, wie fühlt es sich an, über die Ziellinie zu kommen, was empfinde ich bei der Siegerehrung usw. Genau so sollten Sie es mit den Projektzielen handhaben. So haben Sie Klarheit bezüglich ihrer Zielvorstellung und damit einen weiteren Erfolgsfaktor für Ihre Zusammenarbeit mit dem Berater und für die Bewältigung Ihre Herausforderung.

Unterstützung der höchsten Führungsebene fehlt

Als dritter Grund für das Scheitern von Projekten wird häufig die fehlende Unterstützung der höchsten Führungsebene im Unternehmen genannt. Das liegt auf der Hand, denn wenn Sie als Unternehmer das Projekt nicht unterstützen, kann es passieren, dass die Projektmitarbeiter, darunter insbesondere der Berater für den Projektfortschritt notwendige Entscheidungen nicht erhalten und Ihre Mitarbeiter in Zielkonflikte geraten.

Für die Projektmitarbeiter, die eine leitende Rolle im Projekt haben, wird es schwierig für den Projektfortschritt notwendige Entscheidungen zu bekommen, wenn die höchste Führungsebene sich zu wenig einbringt. Dabei ist irrelevant, ob der Projektmitarbeiter ein Mitarbeiter von Ihnen oder des Beratungsunternehmens ist. Denn die Gefahr ist groß, dass trotz Teilnahme an den Projektstatus-Meetings, der Übersendung von Entscheidungsvorlagen oder gesonderten Terminen für Entscheidungen, diese nicht getroffen werden. Das verzögert die Umsetzung der nächsten Maßnahmen und führt wie schon bei den bereits genannten Gründen ggf. dazu, dass das Projekt wegen Kostenüberschreitungen oder fehlenden Ergebnissen irgendwann abgebrochen wird.

Projektmitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen haben in der Regel neben der Projekttätigkeit auch noch ihre Nicht-Projekt-Aufgaben. Für den Fall, dass Prioritäten zu setzen sind, was in der Regel immer vorkommt, werden sie sich für die Linientätigkeit entscheiden, auch wenn sachlich das Projekt zu bevorzugen wäre. Denn bei unzureichender Unterstützung des Chefs für die Projekttätigkeit gibt es die Anerkennung für den Mitarbeiter nur für die Linienergebnisse. Fragen Sie sich mal, wie Sie da entscheiden würden.

Daher bringen Sie sich ein, arbeiten Sie eng mit dem Berater und dem Projektteam zusammen und lassen Sie sich ggf. mehr Details erklären, als Sie es sonst tun würden. Ein Projekt ist immer eine neue Herausforderung, bei der niemand erwartet, dass das erarbeitete Wissen bzw. die Ergebnisse sofort von allen verstanden werden und alle damit einverstanden sind.

Qualifizierte Projektmitarbeiter

Nicht qualifizierte Projektmitarbeiter werden selten als Hauptgrund für das Scheitern von Projekten genannt. Dennoch ist die richtige und ausreichende Qualifikation der Projektmitarbeiter ein weiterer Erfolgsfaktor für ein bestmögliches Projektergebnis. Denn erfahrene Projektmitarbeiter, unabhängig, ob sie vom Berater gestellt werden oder aus Ihren eigenen Reihen stammen, werden all die Hinweise, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten, frühzeitig erkennen, die entsprechenden Maßnahmen einleiten und somit das Projekt auf Erfolgskurs halten. D.h. für Sie, schicken Sie Ihre besten Mitarbeiter ins Projekt, auch wenn es Ihnen in der Linientätigkeit im ersten Moment weh tun mag. Die besten Mitarbeiter haben Prozesse und Strukturen aufgebaut, so dass eine geringere Anwesenheit über einen bestimmten Zeitraum dennoch die Funktionen aufrecht erhält. Für die Auswahl des Beraters gilt das gleiche. Suchen Sie auch hier nach dem Besten, der zu Ihnen passt.

Nächste Schritte

Die Whitepaper-Serie „Der Berater“ endet hiermit. Im nächsten Whitepaper widmen wir uns dem Thema, was Ursachen für Abweichungen von den Unternehmenszielen sein könnten. Seien Sie gespannt, auch wenn Sie es womöglich nicht mögen, denn „Der Fisch stinkt vom Kopf…“